Boekhouding voor IT-bedrijven: Belangrijke Aandachtspunten

Een IT-bedrijf heeft specifieke boekhoudkundige verplichtingen en uitdagingen. Van softwareontwikkeling en consultancy tot de verkoop van hardware en licenties, een correcte boekhouding is essentieel. Hieronder bespreken we de belangrijkste boekhoudkundige aspecten voor IT-bedrijven.

Written By Mustafa Konak

Last updated 12 months ago

1. Inkomsten & Facturatie

IT-bedrijven hebben verschillende inkomstenbronnen, zoals: ✅ Softwareontwikkeling & consultancy – Diensten moeten correct worden gefactureerd op basis van uurtarieven of projectprijzen. ✅ Verkoop van softwarelicenties – Abonnements- en eenmalige betalingen moeten nauwkeurig geregistreerd worden. ✅ Verkoop van hardware & IT-diensten – Denk aan servers, netwerkapparatuur en onderhoudscontracten.

Factuurvereisten

Elke factuur moet minimaal de volgende elementen bevatten:

  • Volledige gegevens van uw IT-bedrijf (naam, adres, btw-nummer)

  • Gegevens van de klant

  • Duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of goederen

  • Het toepasselijke btw-tarief (21% voor hardware en IT-diensten, 6% of vrijgesteld bij specifieke softwareontwikkelingen)

  • Factuurnummer en factuurdatum

2. Btw-Regels in de IT-Sector

IT-bedrijven vallen over het algemeen onder de normale btw-regeling van 21%. Enkele aandachtspunten:

  • Softwareabonnementen: Onderhevig aan btw, tenzij internationale vrijstellingen gelden.

  • Buitenlandse klanten: Diensten geleverd aan bedrijven buiten de EU vallen onder de verleggingsregeling.

  • Hardwareverkoop: Altijd onderworpen aan 21% btw.

  • Btw-aftrek IT-materiaal: Aankopen van laptops, servers en andere IT-uitrusting zijn aftrekbaar.

3. Afschrijvingen & Investeringen

  • IT-apparatuur: Dure investeringen zoals servers, werkstations en netwerkapparatuur moeten over meerdere jaren afgeschreven worden.

  • Softwareontwikkeling: Interne softwareontwikkelingskosten kunnen geactiveerd en afgeschreven worden.

  • Onderzoek & innovatie: Sommige IT-bedrijven kunnen genieten van fiscale voordelen voor R&D-uitgaven.

4. Lonen en Personeel

Heb je personeel in dienst? Dan moet je rekening houden met:

  • Loonadministratie en RSZ-bijdragen

  • Freelancers en onderaannemers: Correcte btw-verwerking bij samenwerking met zelfstandige IT-consultants

  • Verplichte verzekeringen (bv. arbeidsongevallenverzekering)

  • Extralegale voordelen: Zoals bedrijfswagens en maaltijdcheques, die fiscaal geoptimaliseerd kunnen worden